Vous avez déjà envisagé de changer de mail, mais cela vous fait peur ? Trop de risque de perdre des courriers importants, de ne pas réussir à gérer les deux boîtes mails pendant la transition ? Je vous propose quelques étapes qui vous permettront de faire la transition de manière simple et sereine :
- Sauvegarder ses mails actuels ou les transférer vers sa nouvelle boîte
- Rediriger les mails vers sa nouvelle boîte et s’assurer de ne pas passer à côté d’un courrier important
- Informer de son changement d’adresse
Étape préliminaire : choisir son nouveau fournisseur de mail
Choisir un nouveau fournisseur de mail est une étape importante. Connaissez-vous l’adage « si c’est gratuit, c’est que c’est toi le produit ». Donc, si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées par une société commerciale, il va sans doute falloir accepter d’acheter le service que vous allez utiliser. Les tarifs sont le plus souvent accessibles, aux alentours de 10-15€ par an.
Parmi les offres alternatives à Google et respectueuses de la vie privée de leurs utilisateurs, on peut citer les membres du collectif CHATONS (chatons.org), Tutanota, Mailo ou encore Infomaniak. Un comparatif de ces différentes solutions est disponible dans un autre article.
Vous pouvez faire un premier choix, créer un compte gratuit – si possible – pour tester l’ergonomie et l’interface du site internet et voir si cela vous convient, payer votre abonnement le cas échéant et passer à la suite.
Première étape : sauvegarder les données
L’idée est d’aller dans votre gestionnaire de mails pour télécharger l’ensemble des mails dans un fichier sur votre ordinateur. Par la suite, nous verrons comment utiliser ce fichier.
Procédure de téléchargement dans Outlook et Gmail
Dans Outlook : Cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter > Exporter dans un fichier et terminez la démarche.
Vous avez maintenant un fichier contenant l’intégralité de vos mails.
Dans Gmail :
- Cliquez sur votre profil en haut à droite, puis « Gérer mon compte Google » puis sur Confidentialité et personnalisation
- Dans le paragraphe « Données des applis et services que vous utilisez », cliquez sur « Applis et services »
- Sous le logo Gmail, cliquez sur « Téléchargez » et suivez la procédure.
- Attendez que Gmail créé le dossier, puis téléchargez-le.
Vous pouvez désormais avoir accès à l’intégralité de vos mails depuis votre ordinateur.
Si vous le souhaitez, vous pouvez importer tous les mails de votre ancienne boîte mail dans votre nouvelle boîte mail afin de pouvoir réutiliser vos archives au besoin. Pour cela, allez dans les paramètres de votre nouvelle boîte mail, trouvez la section « Importer », puis suivez la procédure.
Deuxième étape : s’assurer de ne pas passer à côté d’un mail important.
Savez-vous que vous pouvez rediriger les mails qui arrivent sur votre ancienne boîte vers la nouvelle ? Une copie sera gardée sur votre ancienne adresse et vous recevez un double sur votre nouvelle boîte.
Si vous créez un filtre de message pour classer automatiquement vos mails transférés dans un dossier dédié, vous pourrez non seulement retrouver vos messages facilement, mais aussi visualiser qui écrit sur votre ancienne messagerie et répondre avec la nouvelle adresse mail. Au bout de quelques semaines ou quelques mois, quasiment personne ne vous écrira plus sur l’ancienne adresse. Quand vous le sentirez, vous pourrez retourner sur votre ancienne adresse mail et fermer votre compte en toute sérénité.
Si vous ne souhaitez pas supprimer votre ancienne boîte, vous pouvez stopper le transfert automatique de messages et programmer un rappel par mail ou sur votre agenda pour penser à aller jeter un œil sur votre ancienne adresse tous les mois. Il est également possible d’ajouter une réponse automatique, comme celles qu’on reçoit pendant l’été ou à Noël parce que des gens sont partis en vacances. Elle informera automatiquement celles et ceux qui vous écrivent encore sur cette adresse que vous avez changé de mail.
Vous verrez, plus le temps passera, plus vous serez sereins et sereines avec l’idée que cette adresse n’est plus utile !
Troisième étape : informer du changement d’adresse
Il est temps d’informer l’ensemble des organismes qui vous contactent par mail. Comme un déménagement, cela demande un peu de logistique.
Personnellement, je n’envoie pas de mail à tous mes contacts perso – ou juste aux personnes très proches. Tout d’abord parce que il est rare que ces messages soient pris en compte (Vous avez déjà changé l’adresse mail d’un contact qui vous a prévenu de son changement d’adresse ? Moi, non.). Aussi, c’est une étape fastidieuse qui se fera toute seule au fur et à mesure que vos amis vous contacteront.
Qui contacter ? Vous pouvez commencer par faire une liste avec :
- Organisme administratifs : impôts, banque, sécurité sociale, mutuelle et les organismes liés à votre situation personnelle (employeur, URSSAF, Pôle Emploi, CAF, etc.)
- Organismes liés à votre logement : votre propriétaire, opérateur de téléphonie, d’internet, d’électricité, de gaz, d’eau,
- Organismes liés aux activités : association de parents, liés à vos enfants, sportive, culturelle, bénévoles
- Jetez un œil à votre historique de mails reçus pour ajouter des organismes et ou personnes auxquelles vous n’avez pas pensé et que vous souhaitez contacter (si vous supprimez vos mails au fur et à mesure, peut-être n’avez-vous pas aussi supprimé vos messages envoyés ?)
Il va falloir prendre quelques heures pour aller sur chacun des sites internet que vous avez listé et réaliser l’opération de changement d’adresse un par un. Avoir un listing initial permet de rayer les opérations effectuées au fur et à mesure et de pouvoir réaliser l’opération en plusieurs fois (c’est souvent utile !)
Vous êtes prêts pour vous lancer dans l’aventure ?!
Profitez-en ! Changer d’adresse mail est le moment idéal pour réorganiser votre gestion des mails avec les alias, les filtres et les dossiers qui vous correspondent pour avoir une organisation efficace. Aussi, quitte à aller dans les paramètres de vos comptes sur tous les sites internet que vous utilisez régulièrement, profitez-en pour changer de mots de passe et pour enregistrer ces derniers dans votre gestionnaire de mots de passe. Le quoi ? Ça tombe bien, on en parle maintenant.
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