Tout savoir la gestion des mails

Gérer ses mails

Faites-vous partie des personnes qui reçoivent plus de 20 mails par jour et qui finissent par ne plus distinguer l’important du futile ? Si oui, cette section est faite pour vous !

Des alias

Combien de mails recevez-vous par jour ? Trop ? C’est le cas de nombre d’entre nous. Pour s’y retrouver et gagner beaucoup de temps et d’efficacité, il y a quelques astuces que je trouve vraiment chouettes ! Le principe de base, c’est de compartimenter ses mails et de les trier régulièrement. Mais faire tout à la main est chronophage et fastidieux. Pour cela, j’ai mis en place deux techniques : les alias et les filtres de messages.

Un alias, c’est une adresse mail différente de mon adresse mail principale, mais qui arrive toujours dans la même boîte mail. La plupart des gestionnaires de mail type Gmail, Yahoo mais également les petits hébergeurs proposent ce service. Par exemple, sur Gmail, je peux ajouter +nimportequoi à mon adresse mail et les messages arriveront toujours dans ma boîte mail principale. Si mon adresse mail principale est mariedupont@gmail.com, sur la newsletter d’un site de vente en ligne je peux indiquer mariedupont+achat@gmail.com et je recevrais le mail dans ma boîte principale. À partir de là, je peux créer des filtres de messages (voir encadré) pour que tous les mails envoyés à mariedupont+achat@gmail.com arrivent dans un dossier spécifique que je n’ouvrirais que quand j’en ai besoin. Je suis donc débarrassée de la pollution mail liée aux sites d’achat dans ma boîte principale.

Si je le souhaite, je peux aussi personnaliser tous les mails que j’indique en fonction du site pour savoir qui a vendu ou réutilisé mes données à mon insu. Par exemple j’utilise : mariedupont+achat-sncf@gmail.com pour mes achats de billets de train sur le site de la SNCF. Je pourrais alors utiliser un filtre qui enverra tous les mails contenant « mariedupont+achat » dans un dossier et je saurais si la SNCF a transmis mon mail à d’autres personnes si je reçois un message à cette adresse provenant d’une autre entreprise. Vous pouvez varier ces alias à l’infini ! Personnellement, je distingue ainsi les sites de vente en ligne, les sites administratifs et les sites d’information.

Classer ses messages au fur et à mesure

S’organiser pour n’avoir que les messages importants dans la boîte mail principale permet de gagner en efficacité. Pour cela, n’hésitez pas à archiver les messages dès que possible. Pour vous donner un exemple, voici une manière parmi d’autres de gérer ses mails :

À l’ouverture de la boîte mail :

• je supprime directement les messages dont j’ai lu l’information principale ou ceux qui ne m’intéressent pas
• je mets dans le dossier « à voir plus tard » ceux que je lirais quand j’en aurais envie et auxquels je peux répondre dans longtemps (voire je créé plusieurs dossiers avec les dates limite de réponse)
• quand je traite un mail, je l’archive directement dans un dossier « traité » ou je le range dans le dossier qui lui correspond pour le retrouver rapidement au besoin (dossier « Administratif », « Amis », « Famille », etc.)
• s’il y a des messages particulièrement urgents que je ne peux pas traiter dans l’immédiat, j’applique une étiquette – ou un libellé en fonction de ma messagerie – qui permet de lui donner une couleur différente et de le distinguer des autres (faire un clic gauche sur le mail puis « ajouter une étiquette »).

Ainsi, selon ce mode de fonctionnement, j’ai toujours moins d’une page de mails dans ma boîte principale (10-20-30 mails max en fonction de votre utilisation) et je peux rapidement évaluer les mails auxquels je dois répondre en priorité sans passer à côté d’un seul !

Un seul outil pour gérer toutes ses adresses mails

Vous avez différentes adresses mails : une personnelle, une personnelle plus sérieuse, une adresse professionnelle, etc. ?

Savez-vous que vous pouvez accéder à l’ensemble de vos mails sur les différentes boîtes en un coup d’œil ? Plus besoin de changer de compte, plus besoin d’accéder à différents sites internet, vous pouvez ouvrir un logiciel qui va aller récupérer l’ensemble de vos courriels en un clin d’œil. Depuis cette plateforme, vous pouvez répondre à vos correspondants avec l’adresse mail de votre choix, et celle-ci sera automatiquement programmée pour répondre avec l’adresse sur laquelle on vous a écrit. Vous pouvez aussi travailler hors ligne et demander à ce que vos messages soient envoyés lorsque vous vous connecterez à internet. Généralement, le logiciel peut également gérer contacts et agenda, et il est possible d’ajouter des extensions pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires : programmer l’envoi de mail à la date choisie par exemple.

De nombreux logiciels permettent de fonctionner ainsi, peut-être connaissez-vous déjà Outlook, le logiciel créé par Microsoft ? Le principal logiciel de messagerie libre, existant sur Windows, Mac et Linux s’appelle Mozilla Thunderbird. C’est celui que j’utilise et c’est l’un de mes alliés au quotidien !

Pour utiliser Thunderbird, installez et ouvrez le logiciel. À ce moment-là, il vous demande les données de connexion à votre compte mail (login et mot de passe). Les paramètres sont le plus souvent trouvés automatiquement et le logiciel s’ouvre et récupère directement tous vos messages. Si vous souhaitez ajouter un nouveau mail, cliquez sur Édition > Paramètres des comptes. Cliquez ensuite sur le bouton « Gestion des comptes » en bas de la colonne de droite, puis sur « Ajouter un compte de messagerie ». C’est également dans cet espace de gestion des comptes qu’il est possible de modifier les paramètres de base de chaque compte, notamment le nom qui s’affiche lorsque vous envoyez un mail ou ajouter une signature de mail par exemple.